Plan de Continuité d'Activité

Un Plan de Continuité d’Activité, inconnu du monde de l’entreprise jusqu’à la crise ou tout du moins très peu réalisé, prend tout son sens aujourd’hui.

Grâce à son élaboration, il permet d’identifier les positions de travail clés pour la continuité des activités essentielles et les moyens pour y arriver. Pour cela, ces « ressources critiques », peuvent être différenciés en cinq catégories :

-     Infrastructures (bâtiments, locaux, moyens de transport…).

-     Systèmes d’information (systèmes informatiques, serveurs, moyens de télécommunication, réseau local, messagerie, accès Internet…).

-     Ressources humaines (équipes disponibles, renforts, personnes clefs, qualifications, compétences, motivation…).

-     Ressources intellectuelles et immatérielles (données internes, informations stratégiques, informations à protéger…).

-     Prestations externes (eau, énergie, sous traitants…) ou produits critiques (matières premières rares).

Ainsi, plusieurs possibilités s’offrent à vous lors de la construction de ce Plan qui vous permet d’anticiper les risques et de trouver des solutions temporaires (ou pérennes) et de continuer à agir en mode «dégradé ».

Comment l’élabore-t-on en toute simplicité et efficacité ?

1.        Identifier les risques
2.        Evaluer les impacts de ces risques sur votre activité
3.        Traiter, transférer, éviter ou accepter les risques identifiés
4.        Préparer les activités pour mieux rebondir

Quels risques pour quel impacts ?  

Pour l’évaluation des risques, certains sont évidents et d’autres moins, ci après une liste non limitative vous permettant d’identifier, pour votre structure, les risques qui vous sont liés :

 -     Humain (protection des travailleurs…)

-     Part de marché (perte de chiffre d’affaires, perte de clients...).

-     Conséquences des engagements commerciaux et contractuels (pénalités, résiliations…).

-     Conséquences juridiques (coût résultant du respect des obligations légales et réglementaires, sanctions possibles, responsabilité pénale du dirigeant…).

-     Impacts opérationnels (coûts de réparation …).

-     Conséquences sociales (activité partielle, impact sur les partenaires…)

-     Conséquences psychologiques (démotivation, perte de moral…)

-     Conséquence sur l’environnement (pollution...)

-     Conséquences sur des partenaires situés en aval, voire au niveau du fonctionnement de la société.

-     Perte de valeur, d’image ou de réputation, et donc perte de confiance ou de marché, voire perte de l’activité

Une fois identifiés (sous forme de tableau par exemple)  quelques exemples de thèmes RH à travailler dans votre Plan de Continuité d’Activité :

 1. Désigner un  responsable des risques

2.  Maintenir techniquement les positions de travail critiques :

-     mécanisme d’astreinte,

-     travail à distance, télétravail,

-     accès (physique et logique) aux données des dossiers,

-     droits de lecture des espaces de stockage et de la messagerie,

-     création de nouveaux comptes,

-     travail depuis un site de repli,

-     disposer de capacité à modifier les annuaires et assurer leur diffusion,

-     polyvalence du personnel,

-     prévoir les mesures d’adaptation de l’organisation,

-     aménager le temps de travail,

-     protection des travailleurs concernés,

-     modalités de transport domicile-travail,

-     disponibilité de l’outil de travail (notamment des terminaux et moyens informatiques), des moyens de communication,

-     prise en compte de la sécurité informatique (sur les réseaux, sur le poste des agents),

-     prise en compte des mécanismes de sauvegarde des données durant le fonctionnement sur site de repli,

-     modalités de prise en charge des coûts de communication et de la responsabilité civile,

-     Prévoir les incidences pour la convention collective, contrat de travail, règlement intérieur, responsabilité civile, rémunération, contrôle,

-     Assurer une formation préalable, une sensibilisation au travail occasionnel à distance et la responsabilisation des personnes concernées,

-     Pour la suppléance du personnel : Il est recommandé, pour tout poste sensible, de disposer du nom du titulaire et d’un suppléant,

-     Il peut être utilement mis à la disposition du personnel un module digital permettant de signaler depuis le domicile toute absence au travail. Le message est ensuite relayé au responsable concerné. En cas de sinistre, un tel outil permet de gérer les absences en nombre.

-     La formation du personnel (et notamment des suppléants) doit apporter la capacité à assurer des positions de travail différentes…

MAIS SURTOUT : Communiquez !

Les aspects humains sont essentiels dans la gestion de la crise, de part les pressions considérables qui résultent de la nécessité de réagir rapidement à l’événement, du manque fréquent d’informations fiables et de la difficulté à anticiper.

La compréhension des situations psychologiques des personnes durant ces périodes de stress doit permettre d’éviter des comportements pouvant conduire à de mauvaises décisions.

Exemples de comportements à risques en situation de crise :

Au début de la crise :

- minimisation de la gravité de certains événements,

- absence de prise de conscience de la situation dégradée,

- sentiment de pouvoir maîtriser la situation avec les moyens locaux.

Durant la crise :

- confiance aveugle (envers une personne ou un plan),

- crainte de s’écarter du consensus, d’évoquer des positions différentes,

- absence de communication avec l’extérieur, les médias,

- absence de communication en interne, de calage des cellules,

- incapacité à déléguer.

Au cœur de la crise, avec un fort stress :

- sur réaction face à la découverte de l’inadéquation des moyens,

- état de choc, sidération, inhibition,

- ou réaction en situation de panique, fuite en avant, surenchère,

- absence d’écoute, de fonctionnement en réseau,

- refus de se remettre en cause, de revoir la stratégie, obstination rigidité,

- ou, au contraire, changements trop fréquents, agitation stérile,

- fatigue et actions automatiques, sans réflexion, etc.

Vous l’aurez compris, un Plan de Continuité de l’Activité n’est pas anodin mais il permet une plus grande agilité en situation de crise. Et comme (malheureusement), la vie des entreprises n’est pas un long fleuve tranquille, un vrai engagement dans cette voie ne saurait être plus bénéfique.